La contabilidad gerencial es el proceso de preparación de informes con información financiera oportuna y precisa requerida por los administradores de una empresa para tomar decisiones gerenciales día a día o al corto plazo. Estos informes suelen mostrar la cantidad de dinero en efectivo disponible, los ingresos generados por ventas, la cantidad de pedidos pendientes, el estado de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar, deudas, inventarios de materias primas, etc.
Desde un punto de vista gerencial, la contabilidad puede identificar, corregir y prevenir tanto errores como fraudes que pueden sufrir las empresas y que pueden incluso impedir el buen funcionamiento y crecimiento de las mismas.
En los últimos años el entorno en que se desarrollan las empresas ha tenido grandes cambios que han obligado a los administradores a incrementar la flexibilidad de su organización y adaptarse rápidamente a los cambios que surjan en la contabilidad. Es por ello que surgen los Sistemas de Contabilidad Gerencial, que han venido a proveer información a las empresas para mejorar la dirección y control de estas, así como incrementar la eficiencia en dicha organización.
La contabilidad debe proporcionar cierta información a la empresa, esa es la razón principal de la contabilidad gerencial, por lo cual proporcionara datos que se reflejen en informes y estados contables.
Pero la contabilidad gerencial no solo comprende estos informes y estados contables, sino que va más allá, busca analizar y controlar toda la actividad operativa de la empresa, además de que está orientada a facilitar información útil para la toma de decisiones.
La contabilidad gerencial, evalúa y controla el desarrollo de los planes principales de la empresa, así como sus variaciones o desviaciones, e incluso recomendaciones que permitan tomar medidas correctivas, para lo cual es necesario tener una comunicación efectiva en todos los niveles de la empresa, de una manera en que todas las operaciones puedan ser coordinadas para conseguir los objetivos de la organización.
Como se mencionó al principio la contabilidad gerencial es de gran utilidad en el proceso de control, y para ello es necesario que las decisiones se vayan descentralizando poco a poco en la medida que las organizaciones van creciendo. Al realizarse esto, es muy importante asegurar que no se pierdan los objetivos principales de la empresa, además no se debe pasar por alto que la descentralización, implica que la dirección tendrá menos información directa sobre el funcionamiento de cada unidad, para lo cual, el administrador deberá accionar mecanismos que permitan compensar la pérdida de información y control que se produce.
La contabilidad gerencia facilita el proceso de control a través de la planificación y el proceso de evaluación; y para ello es necesario conocer el resultado de cada una de las áreas de la empresa. Mediante la formulación de los objetivos y la elaboración de los presupuestos se indica hacia donde deberán orientarse los miembros de la organización y se les motivara para lograrlos, en tanto que con el proceso de evaluación se evaluara si se cumple con los objetivos establecidos.
Sin embargo, la eficacia como instrumento de control de la Contabilidad Gerencial requiere que se conozca plenamente el contexto en que opera. Esta contabilidad debe diseñarse cuidadosamente, de manera coherente con las personas que componen a la empresa, con la cultura de la misma, con su entorno y particularmente debe estar vinculada a la estructura organizativa de la empresa.
Para poder lograr una buena estructura de control es necesario determinar dos aspectos fundamentales para cada centro de responsabilidad; primeramente se debe definir qué nivel de responsabilidad tiene cada centro, y en segundo lugar, determinar cuáles son los indicadores de control que se utilizaran para medir su actuación.
El control puede realizarse en base a ciertos aspectos como son, los resultados, la formalización del comportamiento y mecanismos culturales que promueven la identificación con los objetivos de la organización. En cada uno de ellos la contabilidad gerencial asume un papel diferente.
Ya que se haya hecho el análisis de la estructura de la organización y de los objetivo de la empresa, es necesario profundizar sobre el diseño de la estructura de control.
La estructura de control para cada uno de los centros de responsabilidad permite controlar de manera global y especifica la contribución y el comportamiento de cada uno de ellos respecto a sus objetivos específicos y al resultado general de la empresa. En todos los casos deben existir indicadores no financieros ya sean cuantitativos o cualitativos, que complementen a los financieros y permitan completar el diseño de la estructura de control. Para esto es preciso definir las unidades de medida que serán utilizadas para determinar sus objetivos iniciales como evaluar a posteriori su actuación.
Esto se realiza en función de la identificación de las variables clave de la empresa en su conjunto y de cada centro en particular. Una vez identificadas estas variables clave, se seleccionaran, a nivel global y de cada centro de responsabilidad, aquellos indicadores financieros y no financieros que permiten su seguimiento a través del cuadro de mando.
Desde la perspectiva del control de la actuación de cada centro, es importante considerar que aquel debe realizarse en función de su grado de responsabilidad en las variables de decisión que afectan al resultado, y que por tanto, están bajo su influencia. Según cuál sea el nivel de responsabilidad de un determinado centro, la contabilidad deberá tener unas características u otras.
Tal como se mencionó anteriormente, el papel de la contabilidad gerencial es el de proporcionar soporte a la toma de decisiones de la empresa, esa es su razón de ser, su utilidad se verá demostrada en la medida que se logre su principal objetivo.
La contabilidad gerencial se enfoca básicamente al futuro de la organización; por ello, es indispensable establecer la relación de la contabilidad administrativa en el proceso administrativo. Por lo anterior, se considera que la contabilidad gerencial conservara e incrementara en el futuro su grado de relevancia como elemento importante en la administración, pero no solamente como un registro de transacciones, sino como un método de control en la administración estratégica.
Algo que no se debe pasar por alto es que la contabilidad gerencial está íntimamente ligada a las ciencias computacionales; por tal motivo el desarrollo de paqueterías de computo podría fomentar una mejor aplicación de los sistemas de contabilidad gerencial en las organizaciones, así como la implantación de procedimientos de capacitación que den a conocer las nuevas técnicas de costeo y los beneficios que podrían reportar a los administradores de empresas.
En conclusión, la contabilidad gerencial ha sido desde sus orígenes una herramienta sumamente útil para la administración de las organizaciones; sin embargo, aún es necesario realizar investigaciones orientadas a desarrollar nuevos enfoques de administración de costos que correspondan a las necesidades específicas de las pequeñas, medianas y grandes empresas.
Básicamente, la contabilidad gerencial es útil en el proceso de control en tres aspectos; primeramente como medio para comunicar la información acerca de lo que la dirección desea que se haga; en segundo lugar, como medio para motivar a la organización a fin de que se actúe en la forma más adecuada para alcanzar los objetivos empresariales; y por último, como medio para evaluar los resultados, es decir, para analizar que tan buenos son los resultados obtenidos.
