Por lo tanto, el Control Presupuestal, "es un conjunto de procedimientos y recursos que sirven a la dirección para planear, coordinar y controlar, por medio de los presupuestos, todas las funciones y operaciones de una empresa con el fin de que obtenga el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo".
Para que lo controles presupuestarios funcionen adecuadamente no hay que olvidar que los presupuestos deben estar diseñados como herramientas que ayuden a todos los gerentes para realizar adecuadamente sus funciones, y no solamente al director del presupuesto.
Utilidad del Control Presupuestal.
Cabe mencionar que el control presupuestal es muy importante dentro de las empresas para que éstas realicen eficientemente sus operaciones y así logren los objetivos previamente establecidos. La importancia del control presupuestal se notará en relación con las ventajas que se mencionarán a continuación.
En primer lugar, vimos que el plan de acción, basado en los presupuestos, se elabora en base a estimaciones que resultan de cuidadosas investigaciones y estadísticas; se trata de aprovechar la experiencia de todos para continuar con los éxitos y evitar los fracasos. Este plan no está basado en simples estimaciones al azar, lo cual significa que la empresa tiene muchas más probabilidades de triunfar que de fracasar.
Otro punto muy importante es el hecho de que todos los jefes de departamento de la empresa intervengan en la elaboración de los presupuestos, ya que deben considerar los planes como suyos y poner todo su esfuerzo para cumplirlos.
El control presupuestal facilita la toma de decisiones oportunas en cuanto al rumbo que debe seguir la empresa, ayudándole en gran parte a la función financiera, ya que la empresa puede saber anticipadamente cuándo y cuánto dinero necesitará, permitiendo recurrir a las fuentes de financiamiento que convengan más y salgan más baratas, sin tener que aceptar lo que le ofrezcan por tomarla desprevenida.
Por otra parte, el control presupuestal busca el trabajo armónico de todos, es decir, la coordinación de todas las funciones de la empresa en un esfuerzo común, logrando así una mayor eficiencia con el mínimo esfuerzo, como se menciona en la definición anterior.
Podemos concluir diciendo que los propósitos básicos del control presupuestal son:
Planear: Determinar el rumbo que van a seguir las operaciones de la empresa para lograr el máximo rendimiento.
Coordinar. Elaborar un plan para seguir el camino escogido.
Motivar: Dar un objetivo, que es el presupuesto, para que el personal de la empresa cumpla con su cometido.
Estudio Preliminar
Hemos dicho que es indispensable que los presupuestos obedezcan a un sistema, porque de ello surgirá una mayor compresión en la planeación del control presupuestal.
Del conjunto presupuestario surge un plan financiero que abarca todas las operaciones de la entidad, y representa el conjunto de presupuestos que contribuyen al fin utilitario de la empresa.
Durante el proceso de implantación del sistema de control presupuestal es importante que se tomen muy en cuenta las indicaciones señaladas por cada departamento, puesto que ello manifiesta que ha habido coordinación, cooperación y confianza entre los miembros de cada área en el desarrollo de las actividades de la empresa.
La planeación, como ya vimos anteriormente, juega un papel preponderante para implantar un correcto control presupuestal, por lo que debe ponerse en práctica principiando por precisar detalladamente los pasos o etapas a seguir, al tiempo que se establece el período que abarcará el presupuesto.
Considerando la estructura del negocio se formulará un estudio preliminar de las diferentes alternativas que serán discutidas por los directivos de la empresa o el Consejo de Administración, tomando en cuenta algunas consideraciones básicas que deben atenderse en un sistema de presupuestos, a las cuales se hará referencia posteriormente.
Otro punto importante en este estudio es la coordinación del control presupuestal. Como ya se vio antes, una persona o un comité puede llevar a cabo esta función. En sí, la labor del director será esencialmente de coordinación y educación, y para ello requerirá de personal para diseñar procedimientos que permitan obtener toda la información de otros departamentos y haga la investigación y evaluación de desviaciones en la marcha de la empresa.
La labor educativa juega un papel relevante puesto que se persigue que los integrantes de los diversos niveles directivos conozcan el sistema de control presupuestal y tengan confianza en sus resultados.
Otro aspecto que se debe cuidar es la revisión de políticas de la empresa, las cuales deben ser conocidas por todos los miembros de la misma. Se debe tener muy presente que todas ellas se expidan por escrito y sean conservadas por los funcionarios encargados de aplicarlas.
Además, es importante que se cuente con un manual de contabilidad que facilite la recolección de información cntable de acuerdo con ciertos fines, los cuales deben coincidir con los fines del control presupuestal.
Por último, el director del presupuesto y sus subordinados deben preparar los datos que consideren necesarios para cada división y para la gerencia. Los informes gráficos son de gran ayuda para que los altos funcionarios puedan seguir la marcha de las operaciones con facilidad, pero para que realmente sean útiles deben contener información de los años anteriores, datos reales y del presupuesto.
Implantación del Sistema
Una vez realizado el estudio preliminar, el segundo paso es la implantación del sistema de control presupuestal. Son muchas las dificultades que pueden presentarse en algunos casos, por lo que se sugiere la conveniencia de hacer una implantación preliminar antes de la definitiva.
En principio, el director del presupuesto somete los resultados de su estudio preliminar junto con sus recomendaciones a la consideración del consejo de administración y a los jefes de cada división, quienes en su caso toman resoluciones tales como el período financiero, organización de cursos de capacitación, y todas las que consideren necesarias, además de aprobar los informes y reportes propuestos. El director del presupuesto, como coordinador, debe establecer el tiempo oportuno para la preparación del plan financiero.
Manual del Control Presupuestal
Es muy importante que se cuente con un manual, a fin de dar uniformidad a la tarea y coordinar las actividades de todas las personas encargadas de la preparación y ejecución de los presupuestos.
El propósito esencial del manual es definir responsabilidades y limites de autoridad de todas las personas que tienen que ver con los presupuestos. Su fin secundario es mostrar la forma y procedimientos que deben seguirse en la preparación de los distintos presupuestos que integran el plan financiero.
Considerando que el manual se elabora para cubrir las necesidades de cada empresa en particular, debe contener detalles específicos de procedimientos y prácticas inherentes al negocio respectivo, incluyendo:
• Objetivos y propósito del control presupuestal
• Predicciones y supuestos básicos.
• Definiciones de términos.
• Período que abarcará el presupuesto.
• Presupuestos que forman el sistema.
• Responsabilidades y autoridad de los funcionarios principales.
Calendario del Control Presupuestal
Esta es una parte fundamental en la preparación de los presupuestos porque debe haber sincronización y coordinación en todos los aspectos de la planeación presupuestal. Es conveniente precisar las fechas en que la información y estimaciones de un primer departamento deben estar disponibles para cada una de las demás áreas.
El calendario de control presupuestal viene a ser el primer paso para una verdadera planeación sobre este punto, dado que debe contener la selección del plan financiero, la designación del director de presupuesto, la revisión de las políticas administrativas y del sistema contable, el estudio de los informes en circulación, y los datos estadísticos disponibles.
Dicho calendario debe mostrar la fecha en que el director del presupuesto envía o recibe cualquier documento; una descripción detallada de éstos y su identificación como cédula presupuestal; nombre del funcionario respectivo y su departamento; fecha límite en que debe recibirse o enviarse la información; fecha en que realmente se recibieron o terminaron los datos y comentarios especiales; el día en que deban quedar aprobados los planes de operación para después dar comienzo a los presupuestos; así como la fecha en que el paquete debe estar listo para presentársele al director del presupuesto o al comité para su aprobación y finalmente mandarlos a los departamentos respectivos.
Por último, el calendario debe ser examinado, discutido y aprobado por todos los funcionarios que tendrán que intervenir en la planeación presupuestal, pues representa el compromiso de cumplir con las fechas establecidas. El calendario contendrá plazos específicos para cada uno de los presupuestos que integran el sistema y para las cédulas presupuestarias principales.
Implantación del control presupuestal
Antes que nada se dirá que la implantación del presupuesto es obra del jefe de cada área ya que éste es quien conoce mejor que nadie las actividades de su departamento y del programa que las concilia. Asimismo, él es quien debe definir el programa de acción a seguir por cada uno y controlar su aplicación, así como convencer a sus colaboradores de la utilidad que tiene el presupuesto.
El control presupuestal debe abarcar todas las áreas de la empresa e implantarse en forma progresiva, esto es, la introducción de los presupuestos en la empresa debe ser paulatina para que así las personas se vayan adaptando y los hechos vayan entrando en los planes.
Uno de los errores que se comete es querer implantar el sistema de un día a otro, pues el principal obstáculo que se presenta es la oposición de las personas que no tienen conocimiento de lo que es el control presupuestal y están acostumbradas a realizar sus actividades de acuerdo a patrones anteriormente establecidos, muchas veces creados por ellas mismas en ausencia de un manual en donde se encuentren los programas para llevar a cabo las actividades.
Para que se pueda llevar a cabo la implantación del control presupuestal es necesario que se establezcan los programas que señalen la responsabilidad de cada persona y la actividad a desarrollar, así como que el sistema de contabilidad sea útil para dar a conocer la información necesaria de la empresa. Otro punto importante es que el jefe de cada área debe proporcionar a cada uno de sus colaboradores la información suficiente para que sepan lo que están realizando y aclarar sus dudas, así como dar a conocer cuáles son los objetivos trazados y que se espera de cada uno de ellos. Esto ayudará a estimular a las personas y a hacerlas sentir parte de la empresa.
El jefe es quien va a dirigir personalmente los primeros contactos en su papel de coordinador pero una vez establecidas las pautas a seguir y dada la información, debe dejar plena libertad para que sus colaboradores estudien el presupuesto y comuniquen sus dificultades intentando resolverlas, pues mediante la flexibilidad de su criterio personal, puede lograr el desarrollo de la iniciativa entre sus colaboradores. Conviene recordar que "el dirigir consiste más en demostrar ante los demás el deseo de hacer las cosas en común que imponer su voluntad".
Una vez establecido el sistema presupuestal dentro de la empresa se va a proceder a la Previsión y el Control, funciones que se realizan a la par, ya que se tendrán que analizar los hechos pasados, que son la base donde se apoya la previsión, para ser corregidos en el momento en que se encuentren desviaciones al comparar lo previsto con lo realizado. Los resultados se deben de revisar con el deseo de sacar provecho de ellos para la acción futura.
No se debe perder de vista que el control presupuestal no es un plan estático, sino que evoluciona sin cesar y no se detiene nunca; es un perfeccionamiento continuo.
